Começar o novo ano com a papelada da empresa organizada é importante. Mais que uma obrigatoriedade, manter os documentos fiscais organizados e armazenados de forma correta traz benefícios para a empresa, como o aumento da produtividade e a segurança. Mas, você sabe quais são os principais documentos fiscais que você precisa armazenar e como mantê-los guardados de forma segura? Para isso, confira nossas dicas.

Os documentos ficais são importantes e devem ser mantidos guardados em segurança. O tempo mínimo que uma empresa deve manter a documentação armazenada é de cinco anos, de acordo com a atual legislação, e o empreendimento que descumprir esta regra, pode sofrer com penalidades legais.

Mas, além da obrigatoriedade, os documentos fiscais servem para auxiliar na gestão empresarial. Por exemplo, quando você tem a nota fiscal eletrônica guardada, é possível analisar os dados para atualizar os controles internos.

Principais documentos fiscais que devem ser guardados
Uma empresa tem muita papelada e documentos ficais. Mas, você sabe quais são os principais que devem ser mantidos em dia? São:

– Alvará: liberação para a prática das atividades do seu negócio. Todas as empresas precisam de um alvará emitido pela prefeitura do município.

– Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ): documento para o início das atividades da empresa e que deve ser mantido em segurança.

– eSocial: é a usada para transmitir informações sobre os funcionários da empresa.

– Livros contábeis e ficais: escrituração fiscal e contábil são armazenados pela empresa neste livro.

– NF-e (Nota Fiscal Eletrônica): notas fiscais emitidas pela empresa.

– CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico): documento que reúne prestação de serviço de transporte de cargas.

Todos os documentos citados devem ser guardados, por cinco anos. No entanto, esse material todo pode ser organizado e armazenado em um sistema digital, para evitar inúmeros armários e gavetas, além de proporcionar mais facilidade para as operações no dia a dia do departamento fiscal.

Este sistema digital será mais eficiente para manter a segurança de toda essa documentação, além de tornar a organização mais prática e simples de serem realizadas e oferecer um formato de busca e consulta mais ágil para a equipe fiscal da sua empresa.

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